Technische Vereinbarung (Quality Agreement) und ausgelagerte Tätigkeiten in der Arzneimittelherstellung

Die Beauftragung eines externen Unternehmens mit der Herstellung eines Arzneimittels überträgt nicht die Verantwortung für das Produkt. Übertragen wird ausschließlich die Durchführung von Tätigkeiten – und auch das nur unter der Voraussetzung, dass beide Parteien präzise festlegen, wer wofür verantwortlich ist. Das Dokument, das dies regelt, ist die technische Vereinbarung, in der Branchenpraxis als Quality Agreement bezeichnet.

Viele Markeninhaber behandeln sie als Anhang zum Handelsvertrag, der am Ende der Verhandlungen unterzeichnet wird. Das ist ein kostspieliger Fehler. Die technische Vereinbarung ist eine Anforderung des Qualitätssystems, und ihre Mängel gehören zu den häufiger festgestellten Abweichungen bei Inspektionen. In diesem Artikel erläutern wir, was sie enthalten sollte und wie Sie den Partner vor ihrer Unterzeichnung prüfen, wenn Sie eine Auftragsherstellung von Arzneimitteln planen.

Ausgelagerte Tätigkeiten im GMP-System – Kapitel 7

Die Grundsätze der Zusammenarbeit bei ausgelagerten Tätigkeiten regelt Kapitel 7 der EU-Leitlinien der Guten Herstellungspraxis. Dieses Kapitel verwendet zwei Begriffe: Contract Giver, also Auftraggeber, sowie Contract Acceptor, also Auftragnehmer. Sein Anwendungsbereich ist breit – er umfasst nicht nur die Herstellung, sondern auch Analytik, Verpackung, Lagerung oder Validierung.

Der zentrale Grundsatz ist eindeutig: Der Auftraggeber bleibt letztlich für die Überwachung der ausgelagerten Tätigkeiten verantwortlich. Er muss Prozesse implementieren, die diese Überwachung sicherstellen, und sie auf das Qualitätsrisikomanagement stützen. Vor der Übertragung von Aufgaben ist er verpflichtet, drei Dinge aufseiten des Partners zu bewerten: die Rechtmäßigkeit der Tätigkeit, die Eignung der Ressourcen sowie die tatsächlichen Kompetenzen.

Aufseiten des Auftragnehmers sind die Pflichten ebenso konkret. Der Hersteller muss über geeignete Räumlichkeiten, Anlagen, Wissen und Personal verfügen und außerdem davon absehen, irgendwelche nicht abgestimmten Änderungen einzuführen, die die Qualität der durchgeführten Tätigkeiten beeinflussen könnten.

Was eine gute technische Vereinbarung enthalten muss

Die technische Vereinbarung beschreibt weder Preise noch Volumina. Ihre einzige Aufgabe besteht darin, jede qualitätsrelevante Tätigkeit einer konkreten Partei zuzuordnen. Ein gut ausgearbeitetes Dokument lässt keine Bereiche offen, in denen beide Parteien davon ausgehen, dass sich jemand anders darum kümmert.

Der Mindestumfang, den Sie in der Vereinbarung mit Ihrem Hersteller finden sollten, umfasst:

• Einkauf, Qualifizierung und Freigabe von Materialien – wer die Materiallieferanten auswählt, wer sie qualifiziert und wer die Entscheidung über die Freigabe der Charge zur Produktion trifft;
• Umfang der Prüfungen und Ort ihrer Durchführung – Freigabeprüfungen, Stabilitätsprüfungen sowie externe Labore, die vom Hersteller genutzt werden;
• Grundsätze der Chargenfreigabe – welchen Dokumentensatz die Sachkundige Person erhält und innerhalb welcher Frist die Eingangsdaten übermittelt werden;
• Bearbeitung von Abweichungen, Änderungen und Reklamationen – Meldeschwellen, Fristen für die Benachrichtigung des Auftraggebers und Verfahren zur gemeinsamen Genehmigung von Korrekturmaßnahmen;
• Verfahren zum Rückruf des Produkts vom Markt – Entscheidungsweg und Notfallkontakte, die außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar sind;
• Grundsätze der Archivierung und des Zugangs zur Dokumentation – Aufbewahrungsfristen sowie Art der Übergabe von Aufzeichnungen nach Beendigung der Zusammenarbeit.

Ein praktischer Qualitätstest für ein solches Dokument ist ein einfaches Szenario: Stellen Sie sich vor, mitten in einer Charge tritt ein Ergebnis außerhalb der Spezifikation für einen Rohstoff auf. Eine gute technische Vereinbarung beantwortet sofort, wer die Untersuchung führt, innerhalb welcher Frist die andere Partei informiert wird und wer letztlich über das weitere Schicksal der Charge entscheidet. Wenn die Antworten erst in einem Telefongespräch gesucht werden müssen, muss das Dokument neu verfasst werden.

Besondere Aufmerksamkeit erfordert der Bereich der Rohstoffe, da es dort am häufigsten zu Abweichungen zwischen den Erwartungen kommt. Die Kriterien, an denen man sich orientieren sollte, beschreiben wir im Leitfaden zur Auswahl und Qualitätskontrolle pharmazeutischer Rohstoffe.

Audit und Qualifizierung des Herstellers vor Unterzeichnung der Vereinbarung

Die Bewertung des Partners sollte der technischen Vereinbarung vorausgehen und nicht erst danach erfolgen. Ausgangspunkt ist die formale Überprüfung: der Umfang der Herstellungserlaubnis sowie die Aktualität des GMP-Zertifikats in der EudraGMDP-Datenbank. Der Umfang der Erlaubnis muss genau die Darreichungsform und die Vorgänge umfassen, die Sie benötigen – eine allgemeine Herstellungsberechtigung bedeutet nicht die Berechtigung zu jeder einzelnen Tätigkeit.

Der nächste Schritt ist ein Qualifizierungsaudit im Betrieb. Dabei wird die Reife des Qualitätssystems bewertet: die Art der Chargendokumentation, die Bearbeitung von Abweichungen und Änderungen, die Qualifizierung von Anlagen sowie die Kompetenzen des Personals. Es lohnt sich, noch vor dem Besuch um das Site Master File zu bitten – dasselbe Dokument bildet die Grundlage für das Verfahren zur Erteilung einer Herstellungserlaubnis und für die Inspektion durch den Hauptpharmazeutischen Inspektor, deren Ergebnis das GMP-Zertifikat des Betriebs ist.

Die Qualifizierung des Herstellers ist keine einmalige Tätigkeit. Die technische Vereinbarung sollte periodische Audits sowie anlassbezogene Audits als Reaktion auf eine schwerwiegende Abweichung oder eine Reihe von Reklamationen vorsehen. Ohne diese Bestimmung bleibt Ihre Überwachung der ausgelagerten Tätigkeiten lediglich eine Erklärung.

Technische Vereinbarung und Handelsvertrag – zwei unterschiedliche Dokumente

Der Handelsvertrag regelt Preise, Volumina, Liefertermine und Vertragsstrafen. Die technische Vereinbarung regelt die Qualität. Die Zusammenführung beider Bereiche in einem Dokument erschwert dessen Aktualisierung, da jede Änderung der Preisliste dann eine erneute Abstimmung der qualitätsbezogenen Bestimmungen mit den QA-Abteilungen beider Parteien erfordern würde.

In der Praxis werden diese Dokumente auch von unterschiedlichen Personen betreut. Den Handelsvertrag unterzeichnet die Geschäftsführung, die technische Vereinbarung genehmigen die für Qualität verantwortlichen Personen auf beiden Seiten. Diese Aufteilung ist bei Inspektionen von Bedeutung – der Inspektor fragt nach der technischen Vereinbarung und erwartet ein operatives Dokument, nicht einen Vertrag mit Vertraulichkeitsklauseln.

Die technische Vereinbarung sollte außerdem ein lebendes Dokument sein, das regelmäßig überprüft und nach jeder wesentlichen Änderung des Prozesses, des Herstellungsorts oder des Prüfumfangs aktualisiert wird. Wie ein solcher Prozess aus organisatorischer Sicht aussieht, zeigen wir im Text über die Zusammenarbeit mit einem CDMO-Partner Schritt für Schritt.

Legen Sie die Regeln der Zusammenarbeit fest, bevor die erste Charge startet

Eine gut vorbereitete technische Vereinbarung verkürzt jedes spätere Gespräch über eine Abweichung, eine Reklamation oder eine Prozessänderung – denn die Antworten sind darin bereits festgehalten. Eubioco führt gemeinsam mit dem Laboratorium Galenowe Olsztyn Auftragsprojekte auf Grundlage eines Qualitätssystems durch, das durch ein GMP-Zertifikat sowie ISO 22000:2018 bestätigt ist, mit klar getrennter Verantwortung aufseiten des Auftraggebers und des Herstellers. Möchten Sie den Umfang der technischen Vereinbarung für Ihr Produkt besprechen? Schreiben Sie uns an sprzedaz@eubioco.eu und vereinbaren Sie ein Gespräch mit unserem Qualitätsteam.

BIBLIOGRAFIE

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